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Fonctions et Responsabilités des Directeurs de la Circonscription de Beauséjour

L’une des fonctions centrales de notre association consiste à trouver et réunir des personnes qui adhèrent aux principes de liberté, de responsabilité personnelle, d’équité et de respect que propose le PPC. Pour accroître le nombre de membres au niveau local, l’équipe de l’association doit diffuser le message du parti et expliquer la plate-forme électorale aux Canadiens. Les dirigeants et les membres de l’association doivent s’employer à faire connaître le parti. Une campagne de recrutement réussie renforce la base de soutien du parti et permet, par la vente d’adhésions, d’augmenter les fonds pour le fonctionnement de l’association et du parti. 

 

Les associations sont le plus souvent gérées par des bénévoles. Leur action est essentielle. D’où la nécessité de mettre en place un programme de recrutement de bénévoles. Il est essentiel de pouvoir compter sur un vaste bassin de volontaires convaincus et passionnés pour mener à bien tous les événements et activités et de l’association devant mener à la victoire. 

 

Engagement de Parti

Afin de conserver la reconnaissance officielle de l’équipe de direction nationale – et de recevoir ainsi le soutien organisationnel associé – notre association doit se conformer aux obligations énoncées dans l’Engagement. Adhérer à les principes est dans l’intérêt de tous et crée les conditions gagnantes pour une victoire aux élections nationales.

 

Le conseil d’administration 

Notre association est gérée par un conseil d’administration (CA) gouverné par une direction générale. Les administrateurs ont pour mandat de guider le candidat de l’association vers la victoire. Notre conseil d’administration est composé de 4 à 7 administrateurs. Pour fonctionner convenablement, notre association maintien au moins quatre membres dirigeants, soit un président, un vice-président, un secrétaire et un agent financier. 

 

Le conseil d’administration est élu directement par les membres de l’association. Pour agir en tant qu’administrateur, un candidat doit être un membre en règle du parti et doit être prêt à s’investir notamment par une présence régulière aux réunions. Idéalement, les administrateurs doivent se réunir chaque mois. À l’approche de l’élection générale, la fréquence des réunions des administrateurs augmente nécessairement.

 

Le mandat des administrateurs est d’une durée d’un an et doit être renouvelé par la tenue de nouvelles élections. Un administrateur ne peut briguer plus de trois mandats consécutifs au même poste. Il doit alors démissionner. Après trois mandats, il peut toutefois se présenter à un poste différent de celui qu’il occupait précédemment au sein du conseil d’administration. Après avoir exercé ce nouveau mandat pendant un an, il peut se présenter au poste initial. Les limites de temps imposées à l’exercice des mandats ont pour but d’assurer la relève, la stabilité et la pérennité de l’association. 

 

Les dirigeants 

La direction générale est un groupe de quatre administrateurs qui constituent l’équipe de direction centrale de l’association. Ils assument des rôles et responsabilités particulières. Les rôles et les responsabilités du président, du vice-président, du secrétaire et de l’agent financier sont distincts.

 

Les dirigeants doivent comprendre que bien qu’ils aient des responsabilités particulières, ils doivent se garder d’exercer une autorité absolue sur les décisions de l’association. La principale mission des dirigeants est de veiller à la bonne exécution des décisions du conseil. Toutes les décisions importantes doivent être prises à la majorité des voix de l’ensemble des membres du conseil d’administration. Les membres de la direction peuvent organiser des réunions distinctes de celles prévues au calendrier du conseil. Le mandat des membres de la direction est, outre les rôles et responsabilités décrits ci-dessous, de gérer les activités quotidiennes de l’association.  

PRÉSIDENT

  • Présider aux réunions, y compris celles de l’exécutif, du conseil d’administration, de l’assemblée générale annuelle de la circonscription et de toute autre réunion de l’association.

  • Définir avec le secrétaire les ordres du jour de l’ensemble des réunions. Superviser les travaux des dirigeants, directeurs et comités afin d’assurer un rendement optimal et un engagement envers la responsabilité individuelle et de groupe.

  • Agir en tant que personne-ressource dans les relations avec le parti national – que ce soit avec les coordonnateurs provinciaux ou l’équipe de direction nationale – et veiller à ce que toute communication émanant du parti national soit transmise aux dirigeants, directeurs et comités concernés de l’association.

  • S’assurer que toutes les exigences de l’équipe de direction nationale et d’Élections Canada soient respectées. Cela inclut les rapports produits par le secrétaire et l’agent financier, mais sans s’y limiter.

  • Collaborer avec l’agent financier de l’association pour s’assurer que la vérification annuelle des budgets de l’association se déroule sous la supervision d’un vérificateur agréé, puis soit transmise à Élections Canada. La vérification financière n’est nécessaire que si l’association recueille plus de 5 000 $ de contributions, seuil fixé par Élections Canada.

  • Communiquer de façon appropriée avec les médias locaux conformément aux directives émises par le PPC et décrites dans ce document.

  • Constituer, gérer et diffuser de manière appropriée les listes de membres.

  • Exercer son droit au vote au sein de l’association - le président s’abstient de voter sauf si nécessaire. Fixer les horaires des réunions – y compris les réunions de la direction générale, les réunions du CA, l’assemblée générale annuelle de la circonscription et toute autre réunion de l’association – et assurer la logistique et les espaces pour le bon déroulement des rencontres.

  • Organiser et participer à des activités régionales et provinciales.

  • Proposer au coordinateur provincial la tenue d’événements centrés sur la présence du chef du parti.

 

VICE-PRÉSIDENT

  • · Soutenir et appuyer le président de l’association dans ses tâches.

  • · Assumer les rôles et responsabilités du président de l’association en cas d’indisponibilité ou d’incapacité.

SECRÉTAIRE

  • Pourvoir à l’enregistrement et à la distribution des procès-verbaux détaillés de toutes les réunions de l’association – y compris les réunions de la direction, les réunions du CA.

  • Rédiger et distribuer les procès-verbaux détaillés de toutes les réunions de l’association – y compris les réunions du conseil d’administration, de l’assemblée générale annuelle de la circonscription et de toute autre réunion de l’association – avec une documentation minutieuse des questions financières ou des propositions de dépenses, à fournir à l’agent financier.

  • ·Collaborer avec le président pour développer les ordres du jour de toutes les réunions à venir.

  • Veiller à ce que tous ceux concernées soient informés des réunions à venir et leur fournir les ordres du jour susmentionnés.

  • Rédiger des courriels, lettres et autres communications au nom de l’association, du conseil d’administration et/ou des dirigeants et veiller à ce qu’ils soient communiqués à tous ceux concernées en temps voulu.

  • S’assurer que l’association dispose d’une liste à jour des coordonnées des administrateurs, des directeurs et des membres.

TRÉSORIER

  • Tenir des registres détaillés et précis de gestion financière, y compris un registre complet des dons et des dépenses, conformément aux normes d’Élections Canada.

  • Se familiariser avec le ​Manuel sur le financement politique des associations de circonscription et des agents financiers.

  • Fournir des rapports financiers précis et à jour à partager lors des réunions régulières de l’exécutif ou du conseil d’administration.

  • Collaborer avec le PDG de l’association afin de s’assurer que la vérification annuelle des dossiers financiers de l’association est effectuée par un auditeur accrédité, puis soumise à Élections Canada. Cela n’est nécessaire que si l’association recueille des fonds de plus de 5 000 $, seuil fixé par Élections Canada.

  • S’assurer que tous les dons sont conformes aux règlements d’Élections Canada. oEncaisser et gérer tous les dons à l’association.

  • Rédiger des reçus d’impôts temporaires pour les donateurs.

  • Rédiger des reçus officiels aux fins de l’impôt pour les donateurs utilisant le logiciel fourni par Élections Canada.

  • Fournir aux membres de la direction, aux administrateurs ou aux autres membres des chèques de remboursement de frais (a) engagés dans le cadre de l’exécution de tâches officielles de l’association (b) bien documentées et accompagnées de reçus, et (c) préautorisées par le conseil d’administration ou les membres de la direction.

Tâches et Activités des Comitée de la Circonscription Beausejour

Pour gagner les élections, l’association doit engager un large éventail d’activités. En plus des tâches et des responsabilités centrales liés aux quatre postes de dirigeants, plusieurs autres tâches et responsabilités doivent être remplies. Pour s’assurer qu’elles le soient avec professionnalisme, notre association a créer des comités spéciaux ou des postes de directeurs pour s’occuper de tâches précises.

 

Les postes de directeur et les comités qui sont habituellement créés sont : 

1. Directeur / Comité de préparation aux élections

2. Directeur / Comité des communications

3. Directeur / Comité des communications téléphoniques

4. Directeur / Comité des événements

5. Directeur / Comité de l’adhésion

6. Directeur / Comité du recrutement de bénévoles

7. Directeur / Comité de la levée de fonds

8. Directeur / Comité de la sélection des candidats

 

 

 

Les Directeurs et Comités - Rôles et Responsabilités 

 

Directeur / Comité de préparation aux élections

  • Collaborer avec le comité de collecte de fonds afin de s’assurer que l’association dispose de fonds suffisants pour mener campagne.

  • Collaborer avec l’équipe de direction nationale et le candidat à la planification de la campagne électorale.

  • Collaborer avec le comité de recrutement de bénévoles pour attirer le plus de bénévoles possible pour accomplir des tâches dans la période préélectorale.

  • Réaliser les projets transmis par l’équipe de direction nationale.

 

Directeur / Comité des communications

  • Élaborer les communications au nom de l’association, à l’intention des membres de la circonscription et du public. Cela comprend la préparation de courriels de confirmation d’adhésion, l’élaboration d’une stratégie de médias locaux, la création d’un site Web de circonscription et la diffusion de profils de médias sociaux (Twitter, Facebook).

  • Soutenir le candidat et le PDG de l’association dans ses relations avec les médias.

  • Produire la documentation promotionnelle, y compris le bulletin d’information de l’association, la documentation de campagne, des documents de support aux collectes de fonds et à la tenue d’événements communautaires. L’équipe de direction nationale fournira des modèles standardisés pour l’ensemble des contenus promotionnels.

  • Collaborer avec l’équipe de direction nationale pour mettre en œuvre la stratégie de marque du parti et développer une stratégie de communication efficace pour la circonscription et la région immédiate.

 

Directeur / Comité des communications téléphoniques

  • Collaborer avec le comité de recrutement de bénévoles pour mettre en place une équipe de responsables des appels téléphoniques.

  • Organiser des blitz téléphoniques pour contacter les membres locaux dans le but de garantir une grande participation aux événements communautaires, des collectes de fonds, des rassemblements, de l’assemblée générale annuelle et faire sortir le vote le jour du scrutin.

  • Organiser des blitz téléphoniques dans le but de lever des fonds parmi les membres locaux.

  • Collaborer avec les membres de la direction et, le cas échéant, avec les autres comités, pour organiser des événements dans la circonscription, notamment des événements communautaires, des collectes de fonds, des rassemblements et l’assemblée générale annuelle.

  • Collaborer avec le comité des communications téléphoniques pour assurer une grande participation aux événements.

  • Collaborer avec le comité de recrutement de bénévoles pour veiller à ce que tous les postes de bénévoles nécessaires soient pourvus afin d’assurer le succès d’un événement.

  • Planifier la logistique des événements, ce qui comprend de trouver des espaces appropriés.

  • Promouvoir les événements sur les sites en ligne.

 

Directeur / Comité de l’adhésion

  • Collaborer avec l’agent financier pour s’assurer que les demandes d’adhésion soient correctement documentées et transmises au siège national en temps opportun.

  • Développer une stratégie de recrutement des membres en conformité avec les objectifs définis par l’équipe de direction nationale.

 

Directeur / Comité du recrutement de bénévoles

  • Travailler avec le comité des communications téléphoniques pour appeler les membres dans le but de sonder leur intérêt pour le bénévolat.

  • Collaborer avec le comité des communications téléphoniques pour rallier d’anciens bénévoles à faire à nouveau du bénévolat.

  • Demander aux bénévoles actuels s’ils connaissent des bénévoles potentiels. oMaintenir une liste de bénévoles actifs et intéressés.

 

Directeur / Comité de la levée de fonds

  • Collaborer avec la direction et le comité de préparation des élections pour atteindre les objectifs budgétaires.

  • Collaborer avec le comité des événements pour organiser des événements de collecte de fonds.

  • Collaborer avec le comité des communications téléphoniques pour organiser des blitz d’appels pour solliciter des dons.

  • Collaborer avec l’agent financier pour s’assurer que tous les dons soient bien documentés et conformes aux lois d’Élections Canada.

 

RÔLES ET RESPONSABILITÉS
DES DIRIGEANTS DE COMITÉ
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